n8n

n8n ist ein Open-Source-Automatisierungstool, an welchem du nicht vorbeikommst, wenn du, Workflows ohne (oder mit wenig) Programmieraufwand erstellen willst. Es ist nutzerfreundlich, du arbeitest dich schnell ein und darfst deiner Kreativität freien Lauf lassen.

Dabei profitierst du von Lösungen, die dir vergleichbare Automatisierungsmöglichkeiten nicht im vollen Umfang bieten. So kannst du n8n als Open Source nutzen, aber auch lokal installieren und nutzen. Was du sonst noch wissen solltest, um mit n8n durchzustarten, erfährst du hier.

n8n

Was ist n8n?

n8n (ausgesprochen „n-eight-n“) ist ein Low-Code bzw. No-Code Workflow-Automatisierungstool, das dir erlaubt, verschiedene Services, APIs und Datenquellen miteinander zu verbinden. Somit ist es auch ideal für Anfänger geeignet, die schnell Lösungen bauen wollen ohne erst Code zu lernen. Anders als bei den Konkurrenten ist der Quellcode von n8n offen zugänglich (source-available), was dir maximale Flexibilität bietet. Du kannst n8n entweder in der Cloud nutzen, auf deinem eigenen Server hosten oder lokal installieren – ganz nach deinem Belieben und deinen Sicherheitsanforderungen.

Was macht n8n besonders?

Eine nicht uninteressante Info: n8n ist ein deutsches Unternehmen! Dieses hat einen Speicherplatz in der EU, was heißt, dass deine Daten in der EU bleiben und nicht in die USA oder nach China, wo andere Datennutzungsbestimmungen gelten. Und für noch mehr Sicherheit bietet dir n8n einen AV-Vertrag an. Falls du planst n8n beruflich zu nutzen, greif zu. Was macht n8n noch so besonders?

1. Source-Available & Selbst-Hostbar
   Du bekommst kostenlosen Zugriff auf den Quellcode und kannst n8n auf deiner Infrastruktur betreiben. Damit bist du nicht auf externe Anbieter und deren Preisstruktur angewiesen und hast volle Hoheit über deine Daten.
2. Modulare Nodes & Drag-n-Drop GUI
   Workflows bestehen aus einzelnen Nodes – das sind Trigger, Aktionen oder spezialisierte Bausteine wie AI-Agenten oder Datenbank-Connectoren. Das Interface ist intuitiv: per Drag-n-Drop fügst du Nodes zusammen und konfigurierst sie mit leicht verständlichen Formularen.
3. Erweiterbarkeit durch JavaScript
   Wenn du doch mal eine maßgeschneiderte Logik benötigst, kannst du in einer Function-Node JavaScript einbinden. Das macht n8n deutlich flexibler als rein visuelle Tools.
4. Kosteneffizienz
   Im Vergleich zu proprietären Lösungen wie Zapier oder Make profitierst du bei selbst gehosteten Setups von sehr niedrigen Betriebskosten – oft nur die reinen Server- und Infrastrukturkosten.
5. Kostenfreie Templates           Du hast Zugriff auf eine Reihe von Templates, die andere Nutzer oder n8n selbst zur Verfügung stellt. Diese kannst du dir teils kostenfrei auswählen und mit deinen eigenen Angaben füllen.

n8n vs. Zapier & Make

In der Welt der No-Code-Automatisierung stehen einige Schwergewichte bereit, allen voran Zapier und Make (ehemals Integromat). n8n hat Vorteile, welche dein Hosting und deine Nutzung einzigartig macht. Hier die zentralen Unterschiede:

Kurz:

• Zapier ist etabliert, bietet extrem viele Integrationen und eine sehr einfache Oberfläche, kostet aber schnell mehr ab mittleren Nutzungsgrenzen.
• Make glänzt mit detaillierten Ausführungslogs und feingranularen Operationen, bietet aber kein Self-Hosting.
• n8n punktet durch Kostenkontrolle, Open-Source-Philosophie und ein solides Entwickler-Ökosystem.

Einsatzmöglichkeiten von n8n

zeichnet sich n8n dadurch aus, dass du es auf verschiedenen Instanzen nutzen kannst: Du hast drei Hauptoptionen:

1. n8n.cloud
   • Gehosteter Service von den n8n-Machern.
   • Schneller Einstieg, automatische Updates, einfaches Nutzer-Management.
2. Eigenes Hosting auf n8n Server
   • Nutze das offizielle Docker-Image oder das Node-Package.
   • Volle Kontrolle über Updates und Infrastruktur.
3. Lokale Installation
   • Ideal für Prototyping oder private Experimente.
   • Einfach via npm:

Unabhängig von deiner Wahl bleibt das erste Workflow-Erlebnis gleich: Du erstellst einen Trigger-Node (z. B. Cron, Webhook, manueller Knopf) und fügst dann Action-, Function- oder Agent-Nodes hinzu. Was das genau sind, erfährst du weiter untern im Text.

Praxisnahe Beispiele

Tools wie n8n sind dazu gedacht, Routinearbeiten zu verrichten, welche dir vor allem im Berufsalltag viel Zeit nehmen. Die Möglichkeiten sind schier endlos, auch weil die einzelnen Workflows und Nodes in sich selbst sehr individuell gestaltet werden können. Man kann n8n auf 3 Arten nutzen: Mit einer KI, ohne eine KI und als Agenten (mit KI). Hier sind 3 nette Ideen:

1. Automatisierung OHNE KI

Es braucht nicht für jede Aufgabe ein KI-System. Wenn du dich noch nicht in den ganzen Systemen zurecht findest und nicht weißt, welche KI am geeignetsten ist, kannst du dich an eine erste Automatisierung ohne KI wagen.

Use Case: Neuen Google Sheet-Eintrag automatisch an Slack melden.

• Trigger: Google Sheets Node (New Row).
• Action: Slack Node (Post Message).
  Ein klassischer „modern workplace“-Use Case, den du in weniger als 5 Minuten aufsetzen kannst.

Idee: Kein ständiges „copy + past“ mehr. Bei vielen Manuellen Einträgen pro Tag sparst du Zeit, die du anders weitig nutzen kannst

2. Automatisierung mit KI

Jetzt geht es einen Schritt weiter. Der Workflow wird nun um eine KI erweitert, welche dir auf deinen Prompt hin eine Aufgabe übernimmt.

Use Case: Eingehende Support-E-Mails automatisch zusammenfassen.

• Trigger: IMAP/E-Mail-Node.
• Action: OpenAI Node (Summarize).
• Action: Google Docs Node (Speichere Zusammenfassung).

Idee: So behalten du und deine Kollegen immer den Überblick, ohne jede Mail selbst lesen zu müssen.

3. Autonomer KI-Agent

Anders als eine KI Automatisierung führt ein Agent eine Aufgabe autonom aus, sodass du nicht dabei sein musst, damit eine Aufgabe ausgeführt wird. Ein Agent nimmt eine Aufgabe entgegen, trifft eine Entscheidung und handelt nach dieser.

Use Case: Research-Agent, der selbstständig Informationen beschafft.

• Trigger: Webhook (z. B. Slash-Command in Slack).
• Agent Node: Nutzt LLM (z. B. OpenAI), um eine Recherche-Task zu interpretieren.
• Tool Nodes:
  • Wikipedia-Node für Faktenabgleich
  • HTTP-Request-Node für REST-APIs
  • Memory-Node (Langzeit-Erinnerung)
• Action: Sende Ergebnis zurück an Slack

Idee: Dieser Agent kann eine mehrstufige Kette von Tasks ausführen, RAG (Retrieval-Augmented Generation) verwenden und Vectorstores ansprechen, um semantische Abfragen zu befeuern.

Nodes in n8n

Die ganze Zeit über ist von Nodes die Rede. Nodes kannst du dir als einzelne Bausteine vorstellen, die verschiedene Aufgaben ausführen, die den Workflow zum Laufen bringen. Diese können miteinander kombiniert werden und umfassen viele Funktionen, die alle im Berufsalltag vorkommen. Das sind die einzelnen Nodes:
 
Trigger-Node: Startet deinen Workflow (z. B. Cron, Webhook, E-Mail).
Sobald der Trigger aktiviert wird, startet der Workflow

Action-Node: Führt Operationen aus (z. B. HTTP Request, Datenbank-Operation, Datei-Upload).

Function-Node: Ermöglicht dir, eigene JS-Logik einzubetten.

Agent-Node: Steuert KI-Agenten, die komplexe Tasks selbst orchestrieren.

Memory-Node: Speichert Daten zwischen verschiedenen Workflow-Durchläufen (Stateful AI).

RAG-Node / Vectorstore-Node: Erleichtert den Zugriff auf semantisch indizierte Dokumente, oft in Kombination mit LangChain-Nodes.

KI-System-Nodes: Anbindung von KI-Systemen (z.B. Gemini, Mistral,…). Wichtig für Agenten.

Mit diesen Bausteinen baust du alles von einfachen Benachrichtigungen bis zu komplexen, autonomen Research-Agenten. Da es endlos viele Einsatzmöglichkeiten gibt, wirst du viele Nodes erst kennenlernen, wenn du einen bestimmten Use Case ausarbeitest

Warum du n8n nutzen solltest

n8n nimmt dir Arbeit ab, aber ersetzt sie nicht! Dies ist im Beruf wichtig, wenn du Routineaufgaben abgeben willst, die deine eigentliche Arbeit behindern. Du kannst mit kleinen Automatisierungen anfangen und dich steigern, wenn du mit der bisherigen Leistung zufrieden bist. Außerdem profitierst du von einer wachsenden Gemeinschaft, welche zu vielen Probleme und Fragen, die dir aufkommen werden, schon Lösungen haben. Vor allem, aber nicht ausschließlich, Freiberufler und Einzelunternehmern profitieren davon. Was n8n sonst noch für dich bietet:

• Flexibilität: Egal ob du ein Hobby-Projekt oder Großunternehmen bist.
• Kostenkontrolle: Nur Infrastrukturkosten, keine versteckten Task-Preise.
• Community & Extensions: Zahlreiche vorgefertigte Templates, Node-Entwicklungen und Integrationen.

Profi Tipps

Als KI-Managerin habe ich viel Zeit mit n8n verbracht und biete daher in meinen Schulungen spezielle Automatisierungsschulungen, mit welchen du dich unabhängig machen kannst und Zeit und Geld sparen.

• Für Meschen, die keinen Code können, werden dir eventuell einige Anweisungen seltsam vorkommen. Manchmal wirst du auch nicht aus den Fehlermeldungen schlau, die auftauchen werden. Nutze in diesem Fall eine KI deiner Wahl, füge das Problem oder den Fehlercode ein und lass dir die Antwort geben! So lernst du zeitgleich das Problem kennen und weißt, wie du in Zukunft handeln musst, um neue Probleme zu vermeiden (oder selbst zu lösen).
•  Du hast diese eine Idee im Kopf, weißt aber nicht, wie du sie umsetzen sollst? Die Erklärvideos auf YouTube bringen dich nicht weiter? Dann frage wieder eine KI! Schreibe detailliert, was du bauen willst, welche Idee du verfolgst und welche Programme du verwenden willst, zum Beispiel Outlook, Excel, Hubspot etc.
• Lasse dir auch einen Prompt liefern, den du in die KI auf n8n einfügen kannst. Dieser wird strukturierter und detaillierter sein las du für den Anfang erstellen kannst.
• WICHTIG: Vergiss nicht, deinen Prompt vor Angriffen zu schützen. Der Prompt sollte also nicht nur beinhalten, was alles gemacht werden soll, sondern auch, was nicht gemacht werden darf. Mit einem Sicherheitsprompt kannst du Hacker Angriffen besser entgegentreten und erweitert deine IT-Struktur
• Dokumentiere deinen Workflow und mache Screenshots von einzelnen Node (Inhalten) und dem gesamten Workflow. Notiere dir nicht nur, was du bei welchen Nodes für Einstellungen unternommen hast und welche Programme du nutzt, sondern auch das Ziel, welches der Workflow erreichen soll

Deine Automatisierungsschulung

Wann fängst du an mit n8n deine ersten Automatisierungen zu erstellen? Ich bringe dir in deiner individuellen Schulung bei, wie du deine Arbeit revolutionierst. Lerne Workflow-Automatisierungen zu erstellen, baue dir deinen eigenen Content Generator, einen Termin Assistenten und erfahre, wie du datensicher damit umgehen musst.

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